Tällä seuraavalla blogitekstillä tahdon tehdä pienen palveluksen tapahtuma-alalla toimiville tuttavilleni. Ravintolatyöntekijänä ja parisuhteeni myötä olen päässyt seuraamaan kirjaimellisesti kulissien taakse, millaista työtä erilaisten tapahtumien järjestäminen ja rakentaminen on. Usein tapahtumat nimittäin vaativat kirjaimellisesti rakentamista. Meille viihteen kuluttajille tapahtumat näyttäytyvät tosi simppeleinä juttuina. Joku menee lavalle ja esiintyy siellä. Mistä ihmeestä se tapahtuma-ala on koronarajoitteiden aikana narissut, kun homma on noin helppoa? Mistä ihmeen menetetyistä työtunneista ja ansioista tapahtuma-alan vässykät vinkuvat?
Tähän kärkeen kolme kovaa vinkkiä tapahtuman järjestämiseen:
- Käytä ammattilaisia. Talkoohenki kunniaan, mutta jos on varaa, ammattilaiset ovat turvallisin vaihtoehto.
- Suunnittele toimivuus kaikkien kannalta: esiintyjien, henkilökunnan ja yleisön.
- Tapahtumajärjestäminen vaatii sosiaalisia taitoja. Muista kiittää.
Tapahtuma-alalla tehdään pitkiä päiviä
Tapahtuma-alalla toimii paljon erilaisia osaajia erilaisissa rooleissa. Riippuu ihan tapahtuman luonteesta, keitä kaikkia sellaisen toteuttaminen vaatii. Tapahtumat eivät rajoitu pelkästään keikkoihin ja musiikkifestivaaleihin, vaan niitä ovat kaikenlaiset messut, ulkoilmatapahtumat, viihteelliset markkinointikampanjat ja kaikki vastaavanlaiset hässäkät. Esimerkiksi messuosastojen ja erilaisten markkinointipisteiden rakentaminen on täyttä työtä, joka vaatii monialaista osaamista, ihan fyysisiä voimia ja henkistä kanttia. Muutenkin tapahtuma-alalla tehdään pitkiä työpäiviä. Ammattilaisyhtyeiden kanssa kiertävät teknikot toimivat usein niin kuskeina kuin ääni- ja valohenkilöinä (näin sukupuolineutraaleiden ammattinimikkeiden aikakaudella). Sama porukka myös hoitaa roudaamisen eli tarvittavien teknisten välineiden pakkaamisen, siirtämisen paikasta toiseen, kasaamisen, purkamisen. Tekniikan tyypit huolehtivat siitä, että kaikki tarvittava tekniikka on paikoillaan ja toimii moitteettomasti tapahtuman ajan.
Tapahtumat työllistävät hitokseen porukkaa
Jos tapahtuma järjestetään paikassa, jossa ei ole valmiita puitteita, täytyy rakentaa ainakin esiintymislava. Siihenkin työhön on omat tekijänsä. Tapahtumien järjestäjät joutuvat usein teettämään tällaiset työt alan osaajilla. Varsinaiseen tapahtumaan osallistuu muitakin kuin tekniset toteuttajat ja esiintyjä. Tapahtuma täytyy ensin suunnitella ja se vie oman aikansa. Mitä suurempi produktio, sen enemmän on hoidettavaa. Täytyy suunnitella ohjelmisto, aikataulut, hankkia tarvittavat luvat, varmistaa paikalle tarvittava henkilökunta, hoitaa ohjelman tilaaminen ja yhteydenpito kaikkiin sidosryhmiin eli niihin ryhmiin, jotka olennaisesti kuuluvat tapahtumaan. Tapahtuman aikana sen parissa saattaa työskennellä järjestyksenvalvojia, lipunmyyjiä, cateringväkeä, myyntihenkilökuntaa, tapahtuman omaa teknistä porukkaa ja ihmisiä, joiden kontolla on huolehtia kaikkien viihtyvyydestä. Monille tapahtuma-alan työntekijöille kyse on todellakin ammatista.